Polityka prywatności jest dokumentem zawierającym ogólne informacje dotyczące przetwarzania przez Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie (dalej: OPI PIB) danych osobowych osób odwiedzających lub korzystających z usług świadczonych poprzez strony internetowe, aplikacje i narzędzia online (dalej: Usługi), których właścicielem jest OPI PIB, chyba że poszczególne strony, aplikacje i narzędzia on-line posiadają dedykowaną politykę prywatności.
Szanujemy prywatność osób korzystających naszych usług w związku z czym udostępniamy niniejszą Politykę prywatności, aby każda z tych osób mogła zapoznać się z informacją w jakim zakresie jej dane osobowe są przetwarzane, w tym mogła samodzielnie, świadomie i swobodnie decydować o tym, czy skorzysta z naszych usług.
Polityka prywatności opisuje ogólnie w jaki sposób i w jakim zakresie OPI PIB zbiera dane osobowe osób korzystających z usług, do jakich celów wykorzystuje te dane, komu je udostępnia oraz jak chroni. Polityka Prywatności określa również jakie prawa przysługują osobom których dane dotyczą.
Polityka ma charakter ogólny i prezentuje najważniejsze kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych. Uszczegółowieniem niniejszej polityki są poszczególne regulaminy lub klauzule informacyjne, które osoby otrzymują lub akceptują w momencie zbierania od nich danych np. subskrypcji newsletter’a, formularzy kontaktowych, zakładania konta.
W ramach Usług przetwarzamy dane osobowe zgodnie z prawem, rzetelnie i świadomie, zachowując przejrzystość w obszarze wykorzystywania danych zgodnie z celem, dla którego zostały zebrane oraz z zapewnieniem kontroli nad poszczególnymi czynnościami ich przetwarzania poprzez zapewnienie Państwu kontroli odnośnie Waszych danych osobowych.
Administratorem danych osobowych pozyskiwanych w ramach Usług jest Ośrodek Przetwarzania Informacji - Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie przy Al. Niepodległości 188B wpisany do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy Sąd Gospodarczy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000127372, NIP: 525-000-91-40, REGON: 006746090
Adres: Ośrodek Przetwarzania Informacji - Państwowy Instytut Badawczy
Al. Niepodległości 188B
00-609 Warszawa
Strona: www.opi.org.pl
Adres e-mail: opi@opi.org.pl
Adres e-mail: iod@opi.org.pl
Adres do korespondencji:
Ośrodek Przetwarzania Informacji - Państwowy Instytut Badawczy
Al. Niepodległości 188B
00-609 Warszawa
na kopercie prosimy umieścić dopisek „IOD”
rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) – zwane inaczej „RODO”,
W ramach przetwarzania danych osobowych osób korzystających z Usług OPI PIB przykłada wagę do tego, aby dane te były
przetwarzane w sposób bezpieczny, rzetelny, zgodny z prawem oraz przejrzysty dla osoby której dane dotyczą.
Najważniejsze zasady, jakimi kieruje się OPI PIB przy przetwarzaniu danych to:
OPI PIB realizuje prawa osób których dane dotyczą, związane z przetwarzaniem ich danych osobowych, w związku z korzystaniem z Usług. Prawa te wynikają z obowiązujących przepisów prawa w zakresie danych osobowych, w szczególności RODO (art. 16-21).
Osoba której dane osobowe przetwarzane są w ramach Usługi ma prawo do:
Wnioski dotyczące przetwarzanych danych osobowych, w tym dotyczące realizacji przysługujących praw, należy przesyłać mailowo na adres: opi@opi.org.pl lub iod@opi.org.pl, lub pisemnie na adres: Ośrodek Przetwarzania Informacji - Państwowy Instytut Badawczy al. Niepodległości 188b, 00-609 Warszawa
Odpowiedzi na wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca po jego otrzymaniu. Termin ten może ulec przedłużeniu z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy zainteresowane osoby.
Wnioski, powinny zawierać imię i nazwisko osoby wnioskującej oraz dane kontaktowe (numer telefonu lub adres e-mail, w przypadku wniosków pisemnych także adres korespondencji). Jeżeli wnioski dotyczą korzystania ze stron internetowych prosimy o podanie adresu strony internetowej lub informacji o usłudze świadczonej poprzez nasze strony oraz dodatkowych wyjaśnień zgłaszanego wniosku (w celu sprawniejszej obsługi wniosku). W celu realizacji niektórych wniosków OPI PIB może zażądać dodatkowych informacji w celu potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy.
OPI PIB podejmuje techniczne i organizacyjne środki służące ochronie danych osobowych przed bezprawnym czy nieautoryzowanym dostępem lub wykorzystaniem, jak również przed przypadkowym ich zniszczeniem, utratą lub naruszeniem integralności. Zasada zapewnienia bezpieczeństwa realizowana jest na każdym etapie wykonywania działalności OPI PIB. Procedury bezpieczeństwa obejmują w szczególności: zabezpieczenie dostępu, system kopii zapasowych, monitowanie, przegląd i utrzymanie, zarządzanie incydentami bezpieczeństwa.
W ramach zapewniania bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych OPI PIB zobowiązuje się do uwzględnienia:
Dane osobowe mogą być przetwarzane przez osoby trzecie jedynie w przypadku, gdy taki podmiot zobowiąże się do zapewnienia właściwych technicznych i organizacyjnych środków gwarantujących zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, jak również do zachowania poufności tych danych. Każdy pracownik OPI PIB mający dostęp do danych osobowych dysponuje odpowiednim upoważnieniem i jest zobowiązany do zachowania poufności.
Dane osobowe, które osoby podają na naszych stronach, są szyfrowane i chronione certyfikatem SSL.
OPI PIB przetwarza dane osobowe wyłącznie w określonych, jednoznacznych i zgodnych z prawem celach.
O tym, jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych, OPI PIB każdorazowo informuje osoby w ramach odrębnego komunikatu dedykowanego dla usługi z której osoba korzysta.
Poniżej przedstawiamy różne podstawy prawne oraz różne cele, w których możemy przetwarzać dane osobowe ( w ramach jednego procesu przetwarzania danych, dane osób mogą być przetwarzane w różnych celach i na różnych podstawach prawnych):
Zgoda jako podstawa prawna - Zgoda może być wyrażona w wyniku aktywnego działania osób których dane dotyczą (np. pozostawienie danych i wysłanie formularza) albo poprzez konieczność zaznaczenia checkboxa (w obu przypadkach podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO). W każdym przypadku osoba może cofnąć swoją zgodę, w sposób wskazany w informacji o przetwarzaniu danych osobowych. Zgoda stanowi podstawę prawną m.in. w następujących przypadkach:
W przypadku zapytań o możliwość wykonania przez OPI PIB określonych usług w razie jej akceptacji, zmienia się podstawa prawna przetwarzania danych osobowych na działania zmierzające do zawarcia umowy lub umowę.
Wykonanie umowy lub działania zmierzające do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Podstawa prawna w postaci umowy lub działań zmierzających do zawarcia umowy ma zastosowanie m.in. gdy:
OPI PIB przetwarza dane osobowe w ramach usług świadczonych przez serwisy OPI PIB takie jak np. BWNP, Inventorum, Navoica, itp., ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy zawartej przez OPI PIB w postaci akceptacji regulaminów świadczenia usług drogą elektroniczną dostępnych w ramach tych serwisów i w celach w nich określonych.
Prawnie uzasadnione interesy, (z wyjątkiem przypadków, gdy interesy osób których dane dotyczą lub ich podstawowe prawa i wolności mają pierwszeństwo przed interesami OPI PIB) (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):
Dane osobowe OPI PIB przetwarza na podstawie uzasadnionych interesów polegających m.in. w celach:
W niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych może być
spełnienie obowiązku prawnego leżącego na administratorze (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c RODO).
Dotyczy to szczególnie obowiązków ciążących na OPI PIB wynikających z przepisów prawa,
w szczególności na podstawie przepisów prawa podatkowego.
Wykonywanie zadania realizowanego w interesie publicznym
OPI PIB przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym jakim jest wspomaganie procesów organizacji i finansowania badań naukowych, popularyzacja wiedzy o nauce, badaniach naukowych i pracach rozwojowych, opracowywanie analiz opinii i ekspertyz w zakresie prowadzonych badań naukowych, pozyskiwania i opracowywania informacji zbiorczej, przekrojowej i syntetycznej dotyczącej badań naukowych i prac rozwojowych, w tym dla celów statystycznych oraz wspierania środowiska naukowego i akademickiego. W związku z powyższym OPI PIB przetwarza dane osobowe w następujących celach:
OPI PIB zbiera dane osobowe osób gdy wypełniają one formularze na stronach internetowych naszych serwisów, kontaktują się telefonicznie, kierują pytania lub wiadomości za pomocą naszych serwisów lub narzędzi online oraz automatycznie dane zawarte w logach systemowych oraz plikach cookies.
Dane osobowe możemy otrzymać również od jednostek naukowych, w których osoba której dane dotyczą jest zatrudniona w charakterze naukowca, nauczyciela akademickiego lub prowadzi działalność naukową w tej jednostce.
Jakie dane możemy przetwarzać i skąd je mamy?
Dane osobowe, mogą obejmować różny zakres danych, w zależności od kategorii podmiotu danych oraz tego z jakich usług korzysta, a także celu dla którego dane są zbierane.
Za każdym razem OPI PIB przetwarza tylko niezbędny zakres danych.
OPI PIB w ramach Usług przetwarza takie dane osobowe jak: dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko), dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres email, adres zamieszkania), dane dot. zapytań, zleceń, reklamacji, dane dot. działalności naukowej badawczej, dane dot. publikacji, dane dotyczące miejsca zatrudnienia, w przypadku podmiotów gospodarczych także nazwę firmy oraz numer NIP, dane osoby kontaktowej (stanowisko).
W ramach korzystania z usług podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz często niezbędne żeby muc z nich korzystać.
W związku z korzystaniem z naszych stron internetowych zbieramy także dane w ramach plików cookies lub innych podobnych technologii (np. tagów, pixeli).
Formularze zbierające dane osobowe w ramach Usług skierowane są do osób pełnoletnich. W związku z tym OPI PIB nie przetwarza świadomie danych osobowych osób poniżej 16 roku życia. Wyrażone przez osoby zgody są prawomocne dla osób powyżej 16 roku życia. Jeśli osoby korzystające z Usług mają mniej niż 16 lat, nie powinny udzielać żadnych informacji. Jeśli poweźmiemy informację, iż osoba poniżej 16 roku życia przekazała nam dane osobowe bez możliwej do zweryfikowania zgody rodzicielskiej, nie będziemy przetwarzać takich danych.
Wyrażenie zgody może też nastąpić przez tzw. „wyraźnie działanie” np. wynikające z faktu dobrowolnego pozostawienia przez osobę swoich danych i zwrócenie się z prośbą o kontakt lub wysłanie zapytania w zakresie określonym w zgodzie, bądź w formie zaznaczenia check-boxów.
W przypadku subskrypcji newslettera zgoda może być cofnięta poprzez link dezaktywujący subskrypcję umieszczony w każdej wiadomości email lub poprzez wysłanie informacji o cofnięciu zgody na podany w korespondencji adres e-mail.
Wycofanie zgody powoduje że osoba traci możliwość korzystania z usług jak np. nieotrzymywanie newslettera, odpowiedzi, zaproszeń na wydarzenia, promowanie jej działalności naukowej.
Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Wniosek o cofnięcie zgody zostanie rozpatrzony niezwłocznie. Po zrealizowaniu wniosku OPI PIB zaprzestanie przetwarzać dane osobowe w celach, których podstawą przetwarzania jest wyrażona zgoda. Do momentu realizacji wniosku może się jednak zdarzyć, że osoba otrzyma informacje, z których zrezygnowała cofając zgodę, z uwagi na czas potrzebny do realizacji wniosku w systemach OPI PIB.
Jeżeli OPI PIB posiada dane osób na potrzeby realizacji innych celów niż cele których podstawą przetwarzania była zgoda (np. realizacji umowy, usługi, wykazania dowodów, dochodzenia roszczeń), to może je nadal w tych celach przetwarzać na innej podstawie prawnej.
W każdym przypadku wyrażone zgody mogą zostać cofnięte w dowolnym momencie bez podania żadnych przyczyn. Można to zrobić kontaktując się z OPI PIB za pośrednictwem adresu e-mail: opi@opi.org.pl, formularza kontaktowego lub telefonicznie pod nr 22 570 14 58 lub przesyłając żądanie na adres siedziby OPI BIP.
W przypadku oświadczenia telefonicznego zastrzegamy sobie prawo dodatkowej weryfikacji osoby [dzwoniącej] w celu określenia jej tożsamości.
Dane będą przechowywane przez czas, jaki jest niezbędny dla zrealizowania celów, dla których dane zostały zebrane. Jeżeli jest to możliwe OPI PIB w klauzulach informacyjnych podaje okres przechowywania danych.
W przypadku procesów przetwarzania danych opartych na zgodzie, dane przechowywane będą przez okres jej ważności, nie dłużej niż 5 lat (chyba że ustalono krótszy okres) lub do czasu jej cofnięcia.
W każdym jednak przypadku okres przechowywania może ulec zmianie, tj. dane osobowe mogą być przechowywane dłużej, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub jest to konieczne do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń (np. do chwili przedawnienia roszczeń możemy przechowywać dowód udzielonej przez Użytkownika zgody), bądź krócej np. w przypadku zrealizowana żądania usunięcia danych.
Okres przechowywania danych osobowych jest ustalony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Użytkownik ma prawo do uzyskania od nas informacji jaki jest planowany i prawdopodobny czas przechowywania danych osobowych.
Poniżej wskazujemy przyjęte dla wskazanych procesów podstawowe okresy retencji:
Dostęp do danych osobowych mogą mieć następujący odbiorcy danych: upoważnieni pracownicy OPI PIB, pracownicy jednostki nadzorującej działalność OPI PIB, pracownicy organów lub podmiotów administracji publicznej w związku z realizowanymi przez nie zadaniami wynikającymi z przepisów prawa oraz usługodawcy i ich upoważnieni pracownicy, którym w drodze umowy powierzono przetwarzanie danych osobowych na potrzeby realizacji usług świadczonych dla OPI PIB w związku z realizacją usług własnych, w szczególności podmioty obsługujące systemy informatyczne, świadczące usługi doradcze, prawne, audytorskie.
W zależności od rodzaju usługi z jakiej korzysta osoba np. (bazy danych prowadzone na potrzeby promocji działalności naukowej osób) dane mogą być również udostępnione wszystkim podmiotom zainteresowanym pozyskaniem informacji na temat stanu polskiej nauki i szkolnictwa wyższego, chcącym prowadzić badania naukowe, szukającym kontaktu do ekspertów z poszczególnych dziedzin lub dyscyplin naukowych, chcącym prowadzić prace rozwojowe w swoich przedsiębiorstwach i zainteresowanych kontaktem z ekspertem z danej dziedziny/ dyscypliny naukowej, wszystkim zainteresowanym działalnością naukową, badawczą, rozwojową w celu nawiązania kontaktu lub prowadzenia badań.
Dane osobowe mogą być udostępnione także innym odbiorcom będącymi podmiotami przetwarzającymi – świadczącymi usługi
na zlecenie i w imieniu OPI PIB, którym zlecono czynności wymagające przetwarzania danych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności w zakresie usług IT, archiwizacji, obsługi korespondencji,
audytorom, profesjonalnym doradcom.
W niektórych przypadkach podmioty zewnętrzne świadczące usługi na nasze zlecenie mogą występować w roli niezależnych
administratorów np. poczta polska lub inni operatorzy pocztowi.
W uzasadnionych przypadkach dane osobowe mogą być także udostępnione organom administracji publicznej (np. prokuratura, policja, straż miejska, urzędy państwowe) i sądom.
W przypadku gdy odbiorcy danych będą samodzielnie i w imieniu własnym przetwarzać dane osobowe osób których dane dotyczą, np. oferować produkty i usługi za pośrednictwem własnych kanałów bez udziału OPI PIB albo też realizować będą usługi we własnym imieniu wówczas staną się odrębnymi administratorami danych i w tym zakresie ponoszą swoją własną odpowiedzialność za przetwarzanie takich danych osobowych, nie podlegając warunkom polityki prywatności OPI PIB.
W ramach Usług dostarczanych przez OPI PIB mogą znajdować się linki do innych stron internetowych, stron serwisów społecznościowych lub do stron internetowych podmiotów współpracujących. Przechodząc na stronę internetową strony trzeciej, osoby będą podlegać odrębnej polityce prywatności i ochrony danych osobowych dla danej strony internetowej. Prosimy o zapoznanie się z polityką prywatności i ochrony danych osobowych poszczególnych stron internetowych.
Nie przekazujemy danych osobowych w ramach Usług do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z wyjątkiem danych które są publicznie dostępne za pomocą sieci Internet, o ile jest on dostępny poza tym obszarem.
Dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będzie to wywoływać wobec osób żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na ich sytuację.
Profilowanie danych osobowych przez OPI PIB polega na przetwarzaniu danych (również w sposób zautomatyzowany), poprzez wykorzystywanie ich do oceny niektórych informacji o osobach znajdujących się w bazach, w szczególności do analizy dziedzin lub dyscyplin w których specjalizuje się dana osoba.
W związku z korzystaniem przez osoby ze stron internetowych OPI PIB, gromadzimy dane zawarte w logach systemowych, plikach cookies lub możemy wykorzystywać inne podobne technologie internetowe.
OPI PIB zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce, co może wynikać z potrzeby dostosowania do zmian w przepisach prawa czy obowiązujących standardów prywatności. W związku z tym o wszelkich zmianach OPI PIB będzie informował stosownym komunikatem na swoich stronach internetowych.